“Julia weet precies hoe ze je bedrijfsvoering zoveel makkelijker kan maken!”

“Ik heb me nog nooit zo erg op vakantie gevoeld”

Een virtual assistant ondersteunt je op afstand – zélfs als je op reis bent!

Ken je dat? Er was een geïnteresseerde prospect, maar je vergeet steeds om hem na te bellen. Je hebt een geweldig idee voor een event, maar je weet niet waar je moet beginnen met organiseren. Of je wil een fijne attentie regelen voor je medewerkers, maar je hebt domweg de tijd niet. Omdat er nog honderd andere dingen op je to-do-list staan die óók gillen om aandacht. En ondertussen stapelen de papieren zich op…

Help

Soms loopt je hoofd over. En je agenda misschien nog wel meer. Eigenlijk zou je dolgraag iemand willen die jou werk uit handen neemt, maar waar vind je zo iemand? En, even praktisch, waar láát je zo’n persoon? Het kantoor barst al uit zijn voegen.

VA: best of both worlds

Kijk, dan is het handig om een virtual assistant in te huren. Daarmee heb je namelijk the best of both worlds. Je hoeft geen kop koffie te zetten of werkplek in te richten voor een VA. Want die werkt gewoon lekker vanuit huis. Maar ze ís er wel! Dat merk je aan de rust die ontstaat in je hoofd en je agenda. Aan die to-do-list, die steeds korter wordt!

Teambuilding

Vraag het aan Rosanne, ook zo’n drukke ondernemer. Slimme meid, creatief type, met veel goede ideeën. En dat was te merken. Haar bedrijf groeide als kool, en in korte tijd verdubbelde het aantal medewerkers en werden er ook regelmatig freelancers ingehuurd. Om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, wilde Rosanne een teambuilding organiseren. Eén blik in haar agenda deed haar besluiten: ‘dit ga ik niet zelf doen!’.

“In New York met 6 uur tijdverschil terwijl de werkzaamheden gewoon door moeten gaan.
Dat kan met Julia's vakantieservice”

“Julia bruist van de energie en empathie”

“Julia regelde mijn randzaken, ik had mijn focus op mijn business!”

Mijn bedrijf bestaat vandaag 4 jaar 😃

Tijd voor professionele bedrijfsvideo's.

Welke spreekt jou het meest aan? En waarom?

Video 1:

“Alles wat ik doe heeft nut”

Zo voel ik me vandaag. Heel ontspannen en dik tevree. Wat een zalig gevoel! Ik kan niks anders zeggen.

Als je me beter wil leren kennen, lees onderstaande. En anders wens ik je een heel fijn weekend verder! Liefs, Julia

.....ik ben gek op cijfertjes!

“Dankzij Julia kon ik voor het eerst écht alles loslaten tijdens mijn vakantie!”

TIP van de week 😃

Vroeger had je op de radio de KLAPKLAPKLAPPERRR van de week. Good old times 👵

Ik ga voor de TIP van de week.... Dit A5 whiteboardschrift: echt TOP!!

Goed voor het milieu én met een aankoop helpt je een kind in een armland ook aan een Correctbook 💯

https://www.correctbook.nl/

Zeg eens eerlijk. Waar bewaar jij de gegevens van jouw klanten?

1. Er liggen stapels visitekaartjes en post-its op mijn bureau die ik af en toe doorloop
2. Ik scroll door mijn e-mails voor de juiste contactgegevens en de meest recente afspraken
3. Die staan op papier en berg ik netjes op in ordners
4. Ik heb ze overzichtelijk en veilig opgeslagen in een soepel werkend CRM-systeem

Orde en rust

Ik gun het iedere ondernemer dat het antwoord op mijn vraag optie D zal zijn. Een goed CRM-systeem is namelijk zó handig en AVG-veilig! Al je klantgegevens digitaal op één plek maakt je leven zoveel makkelijker. Het schept orde in de chaos en geeft ruimte in je hoofd. Met mijn drukke bestaan en volle agenda zwéér ik echt bij mijn CRM. Zonder dat systeem zou mijn business omvallen en ikzelf ook.

Wat is CRM eigenlijk?

CRM staat voor Customer Relationship Management. En dat is precies wat het doet: het programma managet de relatie die jij hebt met jouw klanten. Dat gaat dus veel verder dan alleen maar het bijhouden van een up-to-date adresboekje, al is dat natuurlijk ook wel erg handig om te doen.
Hoeveel functionaliteiten een CRM precies heeft, ligt aan waar je voor kiest. Er zijn verschillende leveranciers, die ieder de meest uiteenlopende modules aanbieden. Een CRM-systeem hoeft ook niet persé duur te zijn. Vaak betaal  je maar een paar tientjes per maand. En daar krijg je een hoop gemak voor terug!

Cruciale ondersteuning

Iedere klant heeft zijn eigen wensen, speciale aanpak, bijzonderheden en misschien zelfs tarieven. Wil je jouw relatie optimaal houden, dan is het belangrijk dat je daar geen missers in maakt. Een follow-up van actiepunten op een vergadering, het opvolgen van een belangrijke lead of het verlopen van een tijdelijke tariefafspraak. Het zijn zomaar een paar cruciale dingen waar een CRM-systeem je heel eenvoudig in kan ondersteunen.

Persoonlijke touch

Als je dan toch een CRM-systeem hebt gekocht, beperk je dan niet tot puur zakelijke en financiële details. Een goed systeem is AVG-proof en volledig veilig. Registreer dus gerust waar je klant heen op vakantie is geweest, hoeveel kinderen hij/zij heeft of wanneer zijn/haar verjaardag is. Je hoeft dat soort persoonlijke dingen voortaan niet meer zelf te herinneren en het voorkomt pijnlijke vergissingen. CRM vergemakkelijkt die persoonlijke touch aan je zakelijke relatie. Ook dat betaalt zich altijd terug!

Het moet wél goed gevuld zijn!

Er is één grote maar. Je kunt nog zo’n prachtig, supersonisch CRM-systeem hebben, als je het niet goed vult en bijhoudt, heb je er niets aan. En veel ondernemers zien juist daar tegenop. Dan heb ik goed nieuws: ik vind het heerlijk om bezig te zijn met dit soort administratieve klussen! Ik vul jouw CRM snel en nauwkeurig en houd het helemaal up-to-date, zodat je daar geen omkijken meer naar hebt. Door vervolgens jouw facturatie te koppelen aan je CRM weet je ook dat de rekeningen op tijd de deur uit gaan naar de juiste personen. Een kind kan de was doen!

Meer informatie?

Heb ik je nieuwsgierig gemaakt naar de mogelijkheden van CRM? En wil je weten wat Jewel’s Business voor jou hierin zou kunnen betekenen? Lees de referentie van een van mijn klanten, dat geeft je alvast een idee. Of neem contact met mij op. Ik vertel je graag in een vrijblijvend persoonlijk gesprek over de verschillende opties!

“Eigenlijk is Julia een extra paar handen én ogen!”

Yes, ik heb het CRM-systeem van Erwin Brouwer gevuld met al zijn belangrijkste contacten, de e-mails en contactmomenten, belangrijke informatie obv hun gesprekken en tariefafspraken.

Nu hoeft Erwin niet meer alles te onthouden en onderhoud hij heel makkelijk zijn contacten, zonder ook maar iets te missen.

Ik ben blij voor Erwin, want hierdoor is er een stuk meer rust in zijn hoofd.

Ontzettend graag gedaan voor je Erwin 😊

Hieronder zijn #Erkenning op LinkedIn

Daar loop ik dan, heerlijk in de Spaanse warmte terwijl thuis de herfst begonnen is. Onwillekeurig denk ik terug aan Zuid-Afrika, waar ik ben opgegroeid.

Mijn Afrikaanse jeugd duikt niet alleen op als ik in de zon loop, maar ook als ik moe ben of gehaast. Dat wil zeggen: de Afrikaanse taal. Het komt dan regelmatig voor dat mensen me even niet-begrijpend aankijken, omdat ik opeens mijn grammatica omdraai of Afrikaanse woorden of uitdrukkingen gebruik. Vaak duurt het even voordat ik me realiseer wat er gebeurt.

Ook maar een mens

Mijn eerste taal was Afrikaans en daarna kwam het Engels. Pas jaren later heb ik Nederlands geleerd. Op momenten dat ik even wat minder geconcentreerd ben, grijp ik terug op wat voor mij vertrouwd voelt. Mijn klanten vinden het niet erg als ik even terugval in dat comfortabele vangnet van oude gewoontes. Gelukkig niet. Ze vinden het vooral grappig. En ik heb mezelf aangeleerd dat ik er open over communiceer en mij er niet voor hoef te schamen. Het bewijst alleen maar dat ik ook maar een mens ben.

Grenzen

Iedere ondernemer is gewoon een mens. Worstelt met zijn eigen onzekerheden en heeft ook zijn grenzen. Natuurlijk is ondernemerschap supercool. Je hebt alle vrijheid om jouw bedrijf helemaal naar eigen wens in te richten. Om je eigen visie te ontwikkelen en uit te dragen. Maar laten we eerlijk zijn: soms kan het ook heel vermoeiend zijn.

Durf delegeren

Al die verantwoordelijkheden en belangen die horen bij het ondernemerschap slurpen energie. Soms weet je van voren niet dat je van achteren leeft. Herken je dat? Bedenk dan welke taken en verantwoordelijkheden je zou willen delegeren naar iemand anders. Naar een medewerker die je blindelings vertrouwt. Of naar een virtual assistant – zoals ikzelf!

Het is belangrijk af en toe bewust stil te staan bij de vraag of je alles wat je doet ook zélf zou moeten doen. En actie te ondernemen, zodat je niet over je grenzen heen gaat en opbrandt. Of fouten maakt waar je later spijt van hebt.

Bijtanken

Het moment dat ik me realiseer dat ik Afrikaans ga praten, heeft voor mij een signaalfunctie. Het betekent dat ik even een stapje terug moet doen. Terwijl juist dan veel werk op me wacht, toch even rust nemen en bijtanken. Tijd nemen voor mezelf, ontspannen, zelfreflectie toepassen en plannen maken voor mijn bedrijf: hoe kan ik het slimmer aanpakken? Dat punt bereik ik hiermee. Zo maak ik bewust tijd voor mijzelf.

Nijlpaard

Dat is belangrijk, want wat dat Afrikaans praten van mij betreft: Dis net die oortjies van die seekoei. Oftewel: het is nog maar het topje van de ijsberg.

Onder dat topje zit namelijk een persoon waarvoor goed gezorgd moet worden: dat ben ik zelf!

En hoe zit dat bij jou?

Wat is voor jou een teken dat je even gas terug moet nemen?

En luister je dan ook naar jezelf?

Het blad Management Support is hét blad voor directie secretaresses, office managers, management assistants.

In dit interview geef ik advies als ondernemer aan de dames en heren in loondienst: Flexibel en proactief handelen kun je goed afkijken van zzp'ers en interimmers.

Ik heb 11 jaar als werknemer gewerkt en nu sinds 2 jaar ondernemer.

Het hele interview is te lezen op: InterviewManagementSupportJulia

De toren van Pisa heeft een zeer goed fundament en daarom kan hij tegen een stootje of harde wind 🤣

Hoe zit dat met jouw bedrijf?
Hoe is haar fundament?
En kan ze even zonder jou?

Ik kon door de ondersteuning van mijn personal assistant écht op vakantie,

wat een luxe was dat!!!😃

Kussen

Ik ben Julia en ik ben Virtual en Personal assistant. En mijn ondersteuning is als deze kussen.

Zij is

Zij is niet goedkoop en zij is niet duur, maar geweldig en betrouwbaar voor vele jaren. Zij is geen softie maar ook geen keiharde bitch. Zij is veelzijdig en past zich aan aan vele situaties. Zij ligt goed in groepen, maar ook top alleen.
Zij is trouw en zal voor je vechten, het liefst in een kussengevecht.

Echte vakantie

Deze kussen zorgt ervoor dat je lekker op de bank kan chillen of zonder kopzorgen kan slapen.
Deze kussen geeft goede ondersteuning en gunt jou echte vakantie. Zoals een klant van mij afgelopen week mocht ervaren, deze kussen houdt alles tegen en geleid alles in goede banen. Waardoor hij na jaren weer eens een echte vakantie had.

C'est moi

Ik gun iedereen de luxe van een stevig kussen en echte droomreis.
Julia, Jewel's Business, the best PA, das OK!

Een beetje moe, maar supervoldaan!

Afgelopen januari heb ik als personal assistant zó’n gave klus gedaan, dat ik graag met jullie wil delen. Ik heb echt genoten van mijn rol als PA en het eindresultaat. Neem van mij aan: ik was na afloop best een beetje moe, maar ook supervoldaan!

Carte blanche

Eind november vroeg mijn klant (laten wij hem R noemen) om een teambuilding week te regelen voor zijn bedrijf. Alleen met deze uitgangspunten kon ik aan de slag; ik had vrijwel carte blanche. R maakt samen met 12 zzp’ers IT-oplossingen in de logistiek en levert echte maatwerkprojecten. Dit keer gaf hij een maatwerkproject aan mij, en dat kwam goed uit. Ik hou namelijk van zulk soort vragen, zeker als ik zoveel ruimte krijg! En zeg nou zelf: in januari een teambuilding regelen op een originele locatie is toch een uitdaging waar je als rechtgeaarde PA geen nee tegen kunt zeggen!

Droomlocatie

Na wat zoekwerk had ik meerdere opties in Polen en Zweden gevonden. Toch was het steeds nèt niet helemaal wat we zochten, we misten iets en het voelde niet top. Ik zat even met de handen in het haar, maar toen stuitte ik op een adresje in Zweden (mocht je zelf op zoek zijn: http://www.kronhjorten.se/ ). Dat leek een schot in de roos. De locatie had meerdere gebouwen en zag eruit als een plek waar je je gewoon thuis kan voelen. Volgens de omschrijving zat alles erop en eraan: fijne slaapkamers, heerlijke maaltijden en een super keuken. Een wellness, bibliotheek, relaxruimtes en o ja, natuurlijk een conferentiezaal! Want het doel van deze reis was natuurlijk wel teambuilding, dus er moest vergaderd kunnen worden. Wij vonden het ook belangrijk om letterlijk voldoende speelruimte te hebben, zodat we het beste bij de deelnemers naar boven zouden laten komen.

De reis

Na een belletje met Zweden deed ik een check met het team, zodat ik zeker wist dat iedereen beschikbaar was (toch wel belangrijk, om een team te kunnen builden!). Ik kreeg groen licht en ging direct in de startblokken om de reis van A tot Z te regelen. Kronhjorten lag flink afgelegen, dus het vroeg wat logistiek denkvermogen om de juiste vluchten te pakken te krijgen en te matchen met vervoer van het vliegveld naar onze Droomlocatie. De week voor kerst verzond ik de mail naar het team met de definitieve data, de locatie en het reisdoel. Ik kreeg alleen maar enthousiaste reacties. Niet alleen door de reisbestemming, maar ook omdat een groot deel van de mensen elkaar nog nooit in levende lijve had ontmoet.

Maak lol

Dan de volgende uitdaging: een programma in elkaar knutselen. Samen met R maakte ik de agenda en bedacht ik outdoor activities. De Zweedse top-Scrummaster, die hoog op ons verlanglijstje stond om een training te geven, was helaas bezet. Het was dus aan R en mij om het hele programma zelf te vullen. Best een uitdaging, want hoe boei je iedereen een week lang en zorg je er ook nog voor dat de deelnemers met meer kennis naar huis gaan dan ze aankwamen? R en ik besloten om niet al te ingewikkeld te doen: lol met elkaar hebben zorgt óók voor beter samenwerken, en was dat eigenlijk niet het belangrijkste doel van een teambuilding?!

Egg-challenge

Met dat als uitgangspunt stelde R voor om ‘the egg-challenge’ te doen. Nee, dat is niet weer een nieuw theoretisch strategisch verdienmodel van een hooggeleerde professor. The egg-challenge betekent met een klein team een rauw ei 20 meter verplaatsen zonder het ei aan te raken. Toch is het minder banaal dan je nu misschien denkt. Want zonder goed communiceren, leiding nemen/geven en creatief denken haalt je ei toch echt die 20 meter niet! Ik schreef the egg-challenge op de agenda en ging het weekend voor vertrek shoppen. Touwen, plakband, ducktape, crêpepapier, stiften, schriften, pennen. Mijn koffer raakte steeds voller, en ik kreeg steeds meer zin in de reis.

De beste PA is een octopus 

Een Personal Assistant is een manusje van alles en zou eigenlijk een octopus moeten zijn. Zeker op een externe locatie kom je soms handen en ogen tekort. Je staat garant voor een strakke organisatie, moet ervoor zorgen dat iedereen heeft wat nodig is (óók op onbekend terrein), de planning duidelijk communiceren (óók als het net even anders loopt dan gedacht), bewaken dat alles op tijd loopt én ervoor zorgen dat alle deelnemers goed in hun blijven zitten. Tijdens deze teambuilding week, waar de deelnemers van verschillende locaties afkomstig waren, was dat best een uitdaging, maar volgens mij ben ik er (samen met het hartverwarmende echtpaar dat de accommodatie runde) toch in geslaagd!

Nagniffelen

Ons Nederlandse team werd voorzien van slaapkamers en even rust bij het haardvuur, zodat we de rest van het team konden ophalen van het station. In de late middag was het team compleet. Na een heerlijk diner hield R een kort welkomstwoordje. Ik gaf een toelichting op de agenda en de planning van de teams. Toen gingen we los door the egg-challenge te doen. Dat op het oog een beetje gekke spelletje bleek een top-idee te zijn. Het was niet alleen  ontzettend leuk, maar ook leerzaam! Je zag inderdaad mooie dingen ontstaan tussen de deelnemers en het spel was leuk om te zien te doen. Als ik eraan terug denk, zit ik nog een beetje na te gniffelen.

Winterwonderland

Na een vroeg ontbijt werkten de ontwikkelaars en consultants aan een nieuw programma, en kregen een paar nieuwe collega’s training in de software die gebruikt wordt. We kregen een heerlijke lunch (opnieuw complimenten aan de kok!), om daarna echt toffe outdoor-activiteiten te gaan doen. Wilde iemand even rust, dan was dat ook prima en kon hij met een dutje  bijtanken. Om 15.00 uur was het met de rust gedaan en moest er weer gewerkt worden. Dat werd beloond met weer een fantastisch diner. De deelnemers hielden daarna 2 presentaties vanuit hun verschillende werkgebieden. En de dag werd afgesloten met relaxtime: bubbelbad, sauna, boek lezen, film kijken of gewoon genieten van het winterwonderland buiten.