Een beetje moe, maar supervoldaan!

Afgelopen januari heb ik als personal assistant zó’n gave klus gedaan, dat ik graag met jullie wil delen. Ik heb echt genoten van mijn rol als PA en het eindresultaat. Neem van mij aan: ik was na afloop best een beetje moe, maar ook supervoldaan!

Carte blanche

Eind november vroeg mijn klant (laten wij hem R noemen) om een teambuilding week te regelen voor zijn bedrijf. Alleen met deze uitgangspunten kon ik aan de slag; ik had vrijwel carte blanche. R maakt samen met 12 zzp’ers IT-oplossingen in de logistiek en levert echte maatwerkprojecten. Dit keer gaf hij een maatwerkproject aan mij, en dat kwam goed uit. Ik hou namelijk van zulk soort vragen, zeker als ik zoveel ruimte krijg! En zeg nou zelf: in januari een teambuilding regelen op een originele locatie is toch een uitdaging waar je als rechtgeaarde PA geen nee tegen kunt zeggen!

Droomlocatie

Na wat zoekwerk had ik meerdere opties in Polen en Zweden gevonden. Toch was het steeds nèt niet helemaal wat we zochten, we misten iets en het voelde niet top. Ik zat even met de handen in het haar, maar toen stuitte ik op een adresje in Zweden (mocht je zelf op zoek zijn: http://www.kronhjorten.se/ ). Dat leek een schot in de roos. De locatie had meerdere gebouwen en zag eruit als een plek waar je je gewoon thuis kan voelen. Volgens de omschrijving zat alles erop en eraan: fijne slaapkamers, heerlijke maaltijden en een super keuken. Een wellness, bibliotheek, relaxruimtes en o ja, natuurlijk een conferentiezaal! Want het doel van deze reis was natuurlijk wel teambuilding, dus er moest vergaderd kunnen worden. Wij vonden het ook belangrijk om letterlijk voldoende speelruimte te hebben, zodat we het beste bij de deelnemers naar boven zouden laten komen.

De reis

Na een belletje met Zweden deed ik een check met het team, zodat ik zeker wist dat iedereen beschikbaar was (toch wel belangrijk, om een team te kunnen builden!). Ik kreeg groen licht en ging direct in de startblokken om de reis van A tot Z te regelen. Kronhjorten lag flink afgelegen, dus het vroeg wat logistiek denkvermogen om de juiste vluchten te pakken te krijgen en te matchen met vervoer van het vliegveld naar onze Droomlocatie. De week voor kerst verzond ik de mail naar het team met de definitieve data, de locatie en het reisdoel. Ik kreeg alleen maar enthousiaste reacties. Niet alleen door de reisbestemming, maar ook omdat een groot deel van de mensen elkaar nog nooit in levende lijve had ontmoet.

Maak lol

Dan de volgende uitdaging: een programma in elkaar knutselen. Samen met R maakte ik de agenda en bedacht ik outdoor activities. De Zweedse top-Scrummaster, die hoog op ons verlanglijstje stond om een training te geven, was helaas bezet. Het was dus aan R en mij om het hele programma zelf te vullen. Best een uitdaging, want hoe boei je iedereen een week lang en zorg je er ook nog voor dat de deelnemers met meer kennis naar huis gaan dan ze aankwamen? R en ik besloten om niet al te ingewikkeld te doen: lol met elkaar hebben zorgt óók voor beter samenwerken, en was dat eigenlijk niet het belangrijkste doel van een teambuilding?!

Egg-challenge

Met dat als uitgangspunt stelde R voor om ‘the egg-challenge’ te doen. Nee, dat is niet weer een nieuw theoretisch strategisch verdienmodel van een hooggeleerde professor. The egg-challenge betekent met een klein team een rauw ei 20 meter verplaatsen zonder het ei aan te raken. Toch is het minder banaal dan je nu misschien denkt. Want zonder goed communiceren, leiding nemen/geven en creatief denken haalt je ei toch echt die 20 meter niet! Ik schreef the egg-challenge op de agenda en ging het weekend voor vertrek shoppen. Touwen, plakband, ducktape, crêpepapier, stiften, schriften, pennen. Mijn koffer raakte steeds voller, en ik kreeg steeds meer zin in de reis.

De beste PA is een octopus 

Een Personal Assistant is een manusje van alles en zou eigenlijk een octopus moeten zijn. Zeker op een externe locatie kom je soms handen en ogen tekort. Je staat garant voor een strakke organisatie, moet ervoor zorgen dat iedereen heeft wat nodig is (óók op onbekend terrein), de planning duidelijk communiceren (óók als het net even anders loopt dan gedacht), bewaken dat alles op tijd loopt én ervoor zorgen dat alle deelnemers goed in hun blijven zitten. Tijdens deze teambuilding week, waar de deelnemers van verschillende locaties afkomstig waren, was dat best een uitdaging, maar volgens mij ben ik er (samen met het hartverwarmende echtpaar dat de accommodatie runde) toch in geslaagd!

Nagniffelen

Ons Nederlandse team werd voorzien van slaapkamers en even rust bij het haardvuur, zodat we de rest van het team konden ophalen van het station. In de late middag was het team compleet. Na een heerlijk diner hield R een kort welkomstwoordje. Ik gaf een toelichting op de agenda en de planning van de teams. Toen gingen we los door the egg-challenge te doen. Dat op het oog een beetje gekke spelletje bleek een top-idee te zijn. Het was niet alleen  ontzettend leuk, maar ook leerzaam! Je zag inderdaad mooie dingen ontstaan tussen de deelnemers en het spel was leuk om te zien te doen. Als ik eraan terug denk, zit ik nog een beetje na te gniffelen.

Winterwonderland

Na een vroeg ontbijt werkten de ontwikkelaars en consultants aan een nieuw programma, en kregen een paar nieuwe collega’s training in de software die gebruikt wordt. We kregen een heerlijke lunch (opnieuw complimenten aan de kok!), om daarna echt toffe outdoor-activiteiten te gaan doen. Wilde iemand even rust, dan was dat ook prima en kon hij met een dutje  bijtanken. Om 15.00 uur was het met de rust gedaan en moest er weer gewerkt worden. Dat werd beloond met weer een fantastisch diner. De deelnemers hielden daarna 2 presentaties vanuit hun verschillende werkgebieden. En de dag werd afgesloten met relaxtime: bubbelbad, sauna, boek lezen, film kijken of gewoon genieten van het winterwonderland buiten.

Behind the scenes

Zo’n week loopt natuurlijk niet vanzelf op rolletjes. Behind the scenes is het best een klus. Ik zorgde samen met verschillende teams voor het klaarzetten en opruimen van het ontbijt, lunch en diner. En terwijl de teams aan het programmeren en leren waren deed ik mijn ‘gewone’ PA administratieklussen, want die gaan natuurlijk ook altijd door. Een extra stekkerdoos nodig of een paar snowboots? Geen zorgen, Julia regelde het! Goede foto’s laten maken van iedereen in T-shirt met bedrijfslogo? Tuurlijk, ik organiseerde het wel. Vanuit Nederland had ik verschillende medicijnen meegenomen, die helaas nodig bleken te zijn voor een paar personen. Ik verzorgde de stakkers met alle liefde, zodat ze weer zo snel mogelijk mee konden doen.

Grandioos genieten

Maar je hoort deze octopus niet klagen, want de sfeer, omgeving en huizen waren grandioos! De eerste 4 dagen lag er 20 cm sneeuw en het ijs op de meren was 25 cm dik. Op de laatste dag werd er maar liefst 50 cm sneeuw gemeten. Het elandspotten in de vroege morgen was onvergetelijk, zélfs (of juist) omdat het eigenlijk vooral wandelen en stil staan in het donker bleek te zijn. We hebben geen eland gezien. En wow, als ik terugdenk aan ’s middags buitenspelen! Boogschieten, pijltjes blazen, bijlen werpen, quad rijden, wandelen, sleeën, en zo veel meer. We hebben ontzettend veel plezier met elkaar gehad en tegelijk veel werk opgeleverd!
De laatste avond werd afgesloten met een korte presentatie over de geschiedenis en doelstellingen van het bedrijf, maar daarna kon er gefeest worden. Compleet met slingers, hapjes, champagne en taart omdat een collega jarig was. Beerpong spel (drie keer raden wie steeds moest drinken! Ja, zelfs dát doet een PA!), een enorme sneeuwman bouwen en gezellig kletsen.

Loslaten van oude gewoontes

Wat ik heel mooi vond aan deze reis, was het openbreken van oude gewoontes. Een deel van het team kwam uit het buitenland, waar het niet normaal blijkt te zijn om met je manager of directeur te praten of te overleggen. Wat wij in Nederland heel normaal vinden, wordt daar als ‘klikken’ gezien. Aan het eind van de week durfde iedereen gewoon met elkaar te praten, discussiëren en met elkaar nieuwe ideeën op tafel gooien. Er was vertrouwen en veel creativiteit.

Mix van business en fun

Het door R en mij verzonnen programma bleek gelukkig de juiste mix van business en fun te zijn. Het leidde ook echt tot het beoogde resultaat. Aan het eind van de week hadden de deelnemers een compleet nieuw programma gebouwd, dat as we speak verder geperfectioneerd wordt voor een nieuwe klant. Bovendien had iedereen optimaal kennisgemaakt, elkaars talenten ontdekt en geleerd om samen te werken. R tevreden, deelnemers tevreden, klant tevreden… en ikzelf ook!